Wanneer je de financiële instellingen van een algemene activiteit aanpast, bepaal je zelf of deze wijziging alleen geldt voor nieuwe projecten, of dat je de wijziging direct doorvoert naar alle bestaande projecten. In dit artikel leggen we uit hoe dit werkt en waar je op moet letten.
Kijk je liever een video waarin we deze wijziging uitleggen?
Waar vind ik de activiteiten en bijbehorende instellingen?
Onder Beheer > Activiteiten beheer je de algemene activiteiten van jouw organisatie. Hier stel je de standaard financiële instellingen in, zoals:
Of een activiteit facturabel (declarabel) is.
Het standaard uurtarief.
Eventuele periodieke tarieven.
Deze instellingen dienen als standaard voor elk project waaraan de activiteit gekoppeld wordt.
Nieuw in deze zijn de periode tarieven die je toe kunt voegen in de instellingen. Kies hier voor de periode en vul hier het tarief in wat geldt voor deze periode.
Wijzigingen doorvoeren naar projecten
Zodra je de instellingen van een bestaande activiteit wijzigt, krijg je de optie om deze aanpassingen te synchroniseren met je lopende projecten. Dit doe je met de toggle: "Financiële instellingen toepassen op alle gekoppelde projecten".
Optie 1: De toggle staat UIT (Standaard)
Als je de wijzigingen opslaat terwijl de toggle uit staat, gebeurt het volgende:
Bestaande projecten: Er verandert niets. Projectspecifieke afspraken en tarieven blijven behouden.
Nieuwe projecten: Zodra je deze activiteit aan een nieuw project koppelt, worden de nieuwe instellingen gebruikt.
Scenario: Kies deze optie als je projecten hebt met afwijkende prijsafspraken die niet overschreven mogen worden.
Optie 2: De toggle staat AAN (Overschrijven)
Als je deze optie inschakelt, worden de financiële instellingen van de algemene activiteit direct gepusht naar alle gekoppelde projectactiviteiten.
Gevolg: Alle projectspecifieke instellingen (zoals een handmatig aangepast uurtarief op projectniveau) worden permanent overschreven door de algemene instelling.
Bevestiging: Vanwege de grote impact tonen we een waarschuwing en vragen we je om een extra bevestiging via een checkbox voordat je kunt opslaan.
Let op: Het overschrijven van projectinstellingen kan niet ongedaan worden gemaakt. Controleer daarom altijd goed of er projecten zijn met uitzonderingen voordat je de toggle activeert. Voor je deze wijziging door kunt voeren zal er een waarschuwing in beeld komen.
Contract tarieven van medewerkers in projecten
Wanneer je een gebruiker toevoegt aan een project, worden de contractgegevens op dat moment gekopieerd naar het project als periodes in de tabel ‘Periodieke uurtarieven’. Dit betekent dat er voor elk contract een bijbehorende periode wordt aangemaakt in het project. Bijvoorbeeld:
Gebruiker A heeft twee contracten:
01-01-2025 t/m 01-02-2025 met een uurtarief van €30
03-01-2025 t/m 01-12-2025 met een uurtarief van €10
Dan worden er twee periodes met deze tarieven aangemaakt in het project.
Wanneer je daarna een contract aanpast en de optie ‘Toevoegen aan alle projecten’ aanvinkt, dan gelden de volgende regels:
Als de datums exact gelijk blijven en de bijbehorende periode al bestaat in het project, dan wordt het uurtarief van die periode bijgewerkt.
Als de datums wijzigen(zowel in het contract als in de bestaande periode), dan wordt er geen koppeling meer herkend tussen het contract en het project. In dat geval wordt er een nieuwe periode toegevoegd aan het project.
Dit moet dan handmatig in de projecten worden aangepast! Omdat de koppeling dus niet meer werkt en het systeem dan niet weet welk bedrag hij moet pakken.