Let op: de Roostering module is beschikbaar in het Professional pakket.
Met de TimeChimp Roostering module hou je jouw organisatie strak in de gaten. Per dag, week en maand zie je precies of elke positie, op elke locatie, de juiste bezetting heeft. Ook publiceer je het door jouw gemaakte rooster makkelijk binnen TimeChimp, en vraag je je medewerkers eventueel om goedkeuring. In dit artikel lees je alles over de belangrijkste opties van de module.
1. Activeren
2. Medewerker-view & positie-view
3. Diensten publiceren
4. Budgetten
5. Beschikbaarheid
Activeren
Om de Roostering module te activeren ga je naar Instellingen (tandwieltje) > App center. Klik op de tegel van de Roostering module en kies 'Activeren'. Je vind de Roostering nu bovenin de balk van je TimeChimp omgeving!
Medewerker-view & positie-view
Het rooster kan op 2 manieren worden bekeken, namelijk vanuit de Medewerkers-view en de positie-view. Wat is het verschil en waar dienen deze views voor precies voor?
Met de positie-view deel je medewerkers in op posities binnen je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de 'Bar' of het 'Magazijn'. Deze posities zijn te vinden in de meest linker rij in het rooster. Onder de dagen van de week vind je de shifts die die dag op de posities plaats moeten vinden. Ook zie je gemakkelijk welke shifts nog open staan doordat dit duidelijk bij de te werken dienst te zien is. Hier staat dan in plaats van de naam van de medewerker nog 'Open diensten'. Wanneer er meerdere dezelfde shifts 1 dag zijn met precies dezelfde tijd en taak, dan is te zien door het rode cirkeltje in de rechterbovenhoek van het blokje.
De diensten verplaatsen? Dit doe je met een simpele drag en drop move.
Het is ook mogelijk om de diensten op te slaan als template, deze zijn terug te rechts boven het rooster, naast 'Acties', bij het vlammetjes icoontje.
Vanuit de medewerkers-view deel je jouw medewerkers in voor hun eigen werkweek. In de meest linker rij vind je al jouw medewerkers onder elkaar. Elke rij naar rechts is 1 werkdag. Van boven naar beneden lees je dus in het rooster makkelijk af wie er vandaag aan de slag gaat. Onderaan de week vind je het totaal aantal ingeroosterde uren van de organisatie.
Wanneer je tevreden bent over de diensten kun je er voor kiezen om helemaal rechts bovenin (onder de rode pijl) de diensten te publiceren. Lees meer over het publiceren in de alinea hier onder.
Diensten publiceren
Zelf het publiceren van de door ingeroosterde uren kan binnen TimeChimp. Je hoeft deze dus niet eerst te downloaden en te mailen, maar klikt simpelweg rechts bovenop op de paarse button naast met 'Publiceer X diensten'. Het menu neemt je mee door 3 stappen voor de publicatie plaats kan vinden.
Periode.
Kies hier welke periode je wilt communiceren met je medewerkers. Ook geef je hier aan of je dit alleen wilt doen over de geupdate/nieuw uren of het gehele rooster binnen de periode.
Posities.
Wil je de diensten van alle posities publiceren of bijvoorbeeld alleen de diensten achter de bar? Het kan natuurlijk zijn dat sommige van de teams binnen jouw organisatie bijvoorbeeld vaste roosters draaien en deze niet elke week wensen te ontvangen. Klik deze dan weg met het kruisje naast de dienst.
Medewerkers informeren en een berichtje meesturen.
Bij de laatste stap kies je er voor om ofwel de medewerkers te informeren via e-mail en om bevestiging te vragen, alleen te informeren via e-mail of geen meldingen uit te sturen. Kies je voor een van de eerste 2 opties dan is het in deze stap ook mogelijk een klein berichtje mee te geven aan de publicatie e-mail. Het bevestigen van een shift ziet er voor jouw medewerker uit zoals in onderstaande afbeelding, super simpel dus.
Open diensten publiceren.
Let op: wanneer je open diensten gaat publiceren ontvangen alleen de medewerkers een mailtje die je aanmerkt als 'geschikte medewerker'. Selecteer je niemand dan ontvangt dus ook niemand een email. Dit is om te voorkomen dat bijvoorbeeld management, die wel het rooster in willen kijken, dit soort mailtjes ontvangen die voor hen onnodig zijn.
Beschikbaarheid
Via Mijn Profiel > Mijn beschikbaarheid geeft jouw medewerker zelf heel gemakkelijk zijn eigen beschikbaarheid op. Dit zorgt er voor dat jij je roostering nog sneller rond kunt hebben. In het beschikbaarheids overzicht is het mogelijk om aan te geven dat je de gehele dag beschikbaar bent of bijvoorbeeld alleen op een bepaalde tijd van de dag. Niet beschikbaar is heel duidelijk te zien doordat de dag een rode blokkering krijgt met 'Niet beschikbaar'. Het is nu niet mogelijk om deze medewerker in te roosteren. Het is eventueel mogelijk een korte beschrijving mee te geven aan de beschikbaarheid. Dit is terug te zien in de roostering voor de beheerder.
Wat ben je in dit artikel te weten gekomen over de TimeChimp roostering?
Je roostert gemakkelijk in via de Medewerker of Positie view.
De ingeroosterde diensten zijn binnen TimeChimp te publiceren en eventueel door de medewerker goed te keuren of af te keuren
Met budgetten in uren of tarieven hou je nog meer controle
Doordat medewerkers zelf beschikbaarheid aan kunnen geven ben je nog sneller klaar met inroosteren en is je planning zo rond