Soort: artikel, lezen
Duur: > 5 min

Wat: In dit artikel lees je hoe je stapsgewijs de koppeling met Nmbrs opzet en activeert.

Voor wie: Beheerders

Nmbrs is een HR- en payroll softwareleverancier voor de Nederlandse en Zweedse markt.

De koppeling zorgt voor een samenwerking tussen TimeChimp en Nmbrs. Voor een eenvoudig en overzichtelijk (HR) process. Er zitten geen kosten verbonden aan het opzetten en gebruiken van de koppeling.

Koppeling activeren

Om de koppeling op te zetten ga je naar het App Center in TimeChimp. Klik op het tandwiel icoontje rechts bovenin en vervolgens op App Center. Scroll naar beneden en klik op de Nmbrs tegel. Er verschijnt nu een pop-up scherm. Klik op App activeren.

Ga vervolgens naar de instellingen pagina van Nmbrs in TimeChimp (Instellingen -> Nmbrs). Er zijn vier velden die ingevuld moeten worden.

  1. Het email adres waarmee je inlogt in Nmbrs.

  2. De Accesstoken. Lees hier hoe je token verkrijgt, en vul deze vervolgens in.

  3. Hierna moet je nog het domein invullen. De domein naam kan je onder anderen eenvoudig vinden in de url van je Nmbrs account. Dit is namelijk de naam die voor '.nmbrs.nl' staat als je ingelogd bent in Nmbrs. Zie onderstaande afbeelding als voorbeeld.

4. Selecteer de gewenste Nmbrs administratie.

Je ziet in de instellingen pagina van TimeChimp dat je uur codes kan invullen.

Wat zijn deze codes?

Het is door de koppeling mogelijk om geregistreerde uren eenvoudig vanuit TimeChimp te exporteren naar Nmbrs. Zodat een medewerker slechts op 1 plek zijn of haar tijd hoeft te registreren. Nmbrs wordt o.a. gebruikt voor verloning van medewerkers. Daarvoor is het belangrijk dat het programma weet op wat voor soort activiteit een medewerker tijd heeft geregistreerd.

In Nmbrs categoriseren ze de activiteit op basis van een code. Deze codes vind je in Nmbrs terug in jouw urenmodel. Lees hier hoe je bij het urenmodel komt.

In de instellingen binnen TimeChimp zijn er drie standaard uur codes die je in kan invullen: gewerkte uren, ziekte uren en verlof uren.

Vervolgens stel je per activiteit de correcte uurcode in. Zodat met het exporteren naar Nmbrs de uren op de juiste plek terecht komen.

Welke rechten moet ik de api gebruiker geven?
Het makkelijkst is om als 'admin' in te loggen in Nmbrs, dan rechtsboven naar 'Gebruikersprofiel' te gaan en dan te klikken op 'Api Token'. Hier kan je een Api token ophalen met alle rechten. Wil je niet dat Api token alle rechten heeft? Dan kan je altijd een nieuwe user template aanmaken in Nmbrs (Instellingen -> Template Users) en deze minimaal de volgende rechten geven:

CompanyService
- List_GetAll
- HourModel_GetHourCodes
- HourModel2_GetHourCodes

EmployeeService
- Contract_GetAll_AllEmployeesByCompany
- PersonalInfo_GetAll_AllEmployeesByCompany
- HourComponentVar_Insert_Batch
- DaysVar_Set_Batch
- HourComponentVar_Get

Activiteiten koppelen

Zoals omschreven kan je een activiteit binnen TimeChimp koppelen aan Nmbrs door middel van een uur code. Ga bij Beheer naar de tab Activiteiten en open een activiteit om te bewerken. Je ziet onder de naam van de activiteit een (extra) veld, genaamd 'Product/Artikel'. Door op het veld te klikken verschijnen de beschikbare Nmbrs uur codes waaraan je de activiteit kan koppelen. Selecteer de gewenste code en klik op Opslaan.

Zodra een medewerker op deze activiteit uren schrijft en je exporteert deze uren, worden ze nu in Nmbrs op de juiste plek verwerkt.

Medewerkers importeren

De koppeling maakt het mogelijk om medewerkers vanuit Nmbrs naar TimeChimp te importeren. Waar moet je op letten?

  • De voornaam, achternaam en het email adres van de medewerker wordt vanuit Nmbrs in TimeChimp geimporteerd.

  • De medewerker wordt geimporteerd op basis van het werk email adres zoals in Nmbrs is ingevuld. Wanneer deze dus niet ingevuld is in Nmbrs zal de medewerker niet geimporteerd worden.

  • De medewerker moet in Nmbrs een contract hebben. Heeft deze dat niet? Dan wordt de medewerker met importeren als een non-actieve gebruiker in TimeChimp verwerkt. De medewerker kan TimeChimp dan niet gebruiken.

Hoe importeer je medewerkers?

Ga naar je Algemene Instellingen (tandwieltje rechts bovenin) en klik op de tab Importeren. Daar zie je de tegel 'Nmbrs' staan. Wanneer je op de tegel klikt zie je drie opties verschijnen:

  1. Nieuwe toevoegen

  2. Nieuwe toevoegen en bestaande bijwerken

  3. Specifieke medewerker toevoegen

Selecteer de gewenste optie en klik op Start importeren.

Zodra de import geslaagd is kan je de nieuwe medewerker(s), of de wijziging van de medewerker(s), terug vinden in de tab Teams.

Heb je een nieuwe medewerker geimporteerd? Dan wordt deze ook automatisch aan je abonnement toegevoegd en meegenomen ter facturatie.

Uren exporteren

Je exporteert eenvoudig alle uren vanuit TimeChimp naar Nmbrs.

Ga in je Algemene Instellingen naar de tab Export. Klik op de tegel Nmbrs. Stel het jaartal en de maand in waarvan je de uren wilt exporteren. Klik vervolgens op Start exporteren. Als de export succesvol is gelukt, krijg je per medewerker het aantal (totaal) uur wat geƫxporteerd is voor die periode.

Maar wat als er uren in TimeChimp bewerkt worden nadat ze exporteert zijn naar Nmbrs? Wanneer er na een export uren nog aangepast worden in TimeChimp, dan worden deze uren bij de volgende export ook bijgewerkt in Nmbrs. Selecteer de periode waarin de uren geregistreerd zijn en exporteer ze naar Nmbrs.

Hoe kan je TimeChimp en Nmbrs het beste inrichten voor inzicht in verlof saldo?

Voor een medewerker is het optimaal 1 omgeving te hebben om (verlof) te registreren en resterend saldo in te zien. Zo houd je administratie eenvoudig en overzichtelijk. Het is echter wel van belang voor de bedrijfsadministratie dat verlof in beide omgevingen wordt bijgehouden.

Zodra de medewerker is aangemaakt/geimporteerd in TimeChimp kan je een verlof saldo instellen. Lees hier hoe dat werkt. Stel in Nmbrs (hetzelfde) verlof saldo in voor de medewerker.

Let erop dat de activiteit Verlof de juiste Nmbrs uur code heeft ingesteld in TimeChimp. Wanneer de medewerker nu tijd gaat registreren op de activiteit Verlof zal dit in TimeChimp automatisch verrekend worden met zijn/haar saldo. De medewerker en TimeChimp beheerder(s) kunnen zit terugzien in het medewerker's dashboard. Door de uren te exporteren naar Nmbrs wordt ook daar het verlof saldo verrekent. En gebruikt worden voor o.a. de verloning.

Heb je het antwoord gevonden?