Wil je uren goedkeuren van je medewerkers alvorens het factureren? Of wil je deze rechtstreeks aanbieden aan je klant? Kijk eerst of je de juiste module aan hebt staan om dit te doen.

Mogelijk vanaf Business abonnement

Module activeren

  • Ga naar instellingen (tandwielicoontje) in het hoofdmenu
  • Klik op de tab App Center
  • Vervolgens klik je op 'Goedkeuren'
  • Kies activeren

Workflow kiezen

Wanneer de goedkeuren module geactiveerd is kun je als beheerder bij instellingen / goedkeuren een workflow kiezen die bij jouw organisatie past. We bieden 4 workflows aan, deze vind je onder Instellingen -> Goedkeuren. Onderstaand lees je welke en wanneer je ze gebruikt.

  1. Intern - Medewerkers bieden hun uren aan de projectmanager aan.
  2. Extern - Medewerkers bieden hun uren aan de klant aan in het klantenportaal.
  3. Intern/Extern - Medewerkers bieden hun uren eerst aan de projectmanager aan, alvorens ze aan de klant aangeboden worden in het klantenportaal.
  4. Extern/Intern - Medewerkers bieden hun uren eerst aan de klant aan in het klantenportaal, alvorens ze aangeboden worden aan de projectmanager.

Uren aanbieden

Medewerkers kunnen bij 'Registreren' hun uren, uitgaven en ritten aanbieden. Dit kunnen ze doen door per regel op het pijltje te klikken achter de regel en 'Aanbieden' te selecteren. Of zij kunnen alles in 1 keer aanbieden door rechtsonder te kiezen voor 'Uren deze dag aanbieden'.

Uren goedkeuren

Hoe keur ik reeds aangeboden uren goed?

  • Ga naar 'Overzichten' in het hoofdmenu
  • Tip:  'Filter status' op 'Aangeboden'
  • Selecteer de uren die je wil goedkeuren door deze aan te vinken
  • Kies vervolgens voor 'Actie' 
  • Kies voor goedkeuren of afkeuren en geef, mits noodzakelijk, een opmerking mee.

De klant doet dit proces hetzelfde, maar dan in het klantenportaal

Zie je 'Status' niet staan in het overzicht?

Check bij de 'Weergave' of 'Status / Status Klant' geselecteerd is om weer te geven in je kolommen. 

Statushistorie  

Vanaf heden kun je ook de statushistorie inzien van de aangeboden regels. We houden bij wanneer de regel geregistreerd is, aangeboden, goed- of afgekeurd en gefactureerd. Hierin staan onder andere datum en tijd, eventuele opmerkingen, handtekening (wanneer vereist) en welk factuur het uiteindelijk op gefactureerd is. Zo kun je een regel voortaan van begin tot eind track and tracen.

Direct af laten tekenen

Wil je de mogelijkheid bieden om de uren direct af te laten tekenen op locatie? Selecteer deze optie dan bij instellingen / goedkeuren. Zo kunnen de medewerkers via de iOS of Android app op locatie de uren laten goedkeuren en laten aftekenen. De handtekening wordt bewaard in de statusgeschiedenis van de urenregel. Deze kun je inzien bij overzichten door op de statuslabel te klikken.

E-mail notificaties

Wil je op de hoogte gehouden worden van statuswijzigingen omtrent de regels die de medewerkers aanbieden? Ga dan naar Mijn profiel -> Mijn Instellingen -> Notificaties en in het menu links vervolgens: Notificaties. Hier kun je instellen van welke statuswijziging je op de hoogte wil blijven.

Tip: In overzichten kun je de statuslabels selecteren en de geschiedenis van de statussen inzien. Hier staan ook eventuele opmerkingen vermeld.

Heeft u het antwoord gevonden?