Wil je jouw klant inzicht geven in de gemaakte uren? En wil je dat je klant digitaal je uren kan goedkeuren? Voeg dan bij Beheer -> App Center de Klantenportaal module/app toe.

Wanneer deze app geactiveerd is heb je een nieuwe pagina bij Beheer -> Klantenportaal waar je portalen voor je klant kunt aanmaken.

Nieuw klantenportaal aanmaken
Ga hiervoor naar Beheer -> Klantenportaal en klik op de groene button 'Nieuw klantportaal'. In de popup word je eerst gevraagd voor welke klant dit portaal bedoeld is. Daarna kun je bij het tabblad 'Projecten' aanvinken welke projecten je zichtbaar wilt hebben in dit portaal. Bij instellingen kun je aangeven wat deze klant allemaal kan en mag zien. Bij het laatste tabblad, 'Contactpersonen', is het belangrijk dat je hier de contactpersonen toevoegt van de geselecteerde klant waarvan je wilt dat ze toegang krijgen. De flow loopt als volgt:

  • Gebruiker biedt uren aan richting projectmanager of beheerder
  • Projectmanager of beheerder keurt intern uren goed
  • Projectmanager of beheerder biedt uren aan richting opdrachtgever

Unieke, persoonlijke link
Elk contactpersoon krijgt een unieke, persoonlijke link. In deze link is een ingewikkelde code verwerkt, zodat alleen de persoon die deze link ontvangt het portaal kan bekijken. 

Let op: Sluit je (tijdelijk) de toegang naar het klantenportaal voor een contactpersoon? Dan dien je bij activatie een nieuwe uitnodiging te versturen. 

Versturen unieke link (uitnodiging)
Na het toevoegen van een nieuw portaal krijg je een nieuwe popup te zien waarin je de unieke link naar je contactpersoon kan mailen. Deze popup kan je ook openen door in het klantenportaal overzicht op 'Acties' te klikken en dan 'Uitnodigingen versturen'. 

Aanbieden van uren
De beheerder of projectmanager kan via Overzichten -> Acties -> Aanbieden aan klant, de uren aanbieden aan de klant. Hierbij kan er optioneel een notificatie (per mail) worden gestuurd. De klant krijgt dan een e-mail met daarin een knop zodat hij direct met 1 klik naar het portaal gaat en daar de uren kan goedkeuren. Let wel op dat bij het aanmaken van het portaal de instellingen 'Goedkeuren (extern)' moet aanstaan.

Inzien en goedkeuren van uren
Als de klant op zijn persoonlijke link klikt komt hij in het portaal. De eerste pagina is een overzicht met alle projecten waar hij toegang tot heeft. Daarnaast staan jouw bedrijfsgegevens en je logo rechts in beeld.
Wanneer de klant op een project klikt kan hij hier de uren inzien. Ook kan hij hier de urenregels selecteren en afkeuren of goedkeuren. Hierbij kan hij optioneel een bericht aan de projectmanager sturen.

Heeft u het antwoord gevonden?