Het importeren van klanten, projecten, uren en/of medewerkers is zeer eenvoudig. Als je onderstaande stappen volgt, ben je er zo doorheen. Waar vind je de import functie? Importeren kan je vinden onder de algemene instellingen (toegankelijk via het tandwiel icoontje naast je gebruikersnaam) in het hoofdmenu. Klik vervolgens onderin de linker balk op het onderdeel ‘Importeren’.

Importeren

In vijf stappen leggen wij uit hoe je het beste kan importeren. 

Stap 1

Maak in Excel een lijst van de gewenste import, bijvoorbeeld klanten. Je kan gebruik maken van kolomnamen, maar dit hoeft niet. Het toevoegen van kolomnamen maakt het makkelijker om je bestand te verwerken. Als je klaar bent kies je voor 'Opslaan als' (of 'Save as') en dan voor 'Comma Separated Values (.csv)'. Let op: Binnen TimeChimp is een limiet van 500 regels. Heb je meer dan 500 regels? Maak dan meerdere bestanden van elk maximaal 500 regels. 

Onder stap 5 vind je enkele voorbeeld import bestanden zodat je een goed beeld krijgt hoe het gemaakt dient te worden. 

Stap 2

Upload dit bestand in de CSV importeer wizard. Kies vervolgens wat  je wilt importeren en klik dan op 'Start upload'.

Stap 3

Match de gewenste kolommen uit je bestand met de velden die je wilt vullen.

  • Als je een datum kolom selecteert, geef dan het formaat van de datum aan.
  • Uren mogen niet meer dan 24 uur zijn en in het volgende formaat: 88.58,58:30.

Stap 4

Als je alle kolommen hebt geselecteerd druk je op 'Start importeren'. Je CSV bestand wordt geïmporteerd. 

Stap 5

Je krijgt feedback over de status van je import. Is de import gelukt? Dan krijg je een succesbericht. Wanneer je bestand niet is geïmporteerd, dan krijg je een melding waarom het niet is gelukt. Je kan daarna terug naar het vorige scherm om een andere bestand te uploaden of andere kolommen te selecteren.

Let op: zorg ervoor dat er geen lege regels in je CSV bestand zitten. Kom je er niet uit? Neem contact op met de support via de chat rechtsonder in. 

Voorbeeld import bestanden

Klanten
Projecten
Uren
Medewerkers

Matching

Bij de import worden je gegevens uit je bestand (bijvoorbeeld klanten en/of projecten) gematched op bepaalde velden. Wanneer deze velden niet aanwezig zijn in je huidige omgeving, worden de velden aangemaakt. Bestaat het veld al? Dan wordt deze bijgewerkt met de nieuwe gegevens. Bij de matching wordt niet rekening gehouden met hoofdletters. 

Klanten: Klanten worden eerst gekoppeld op klantnummer. Indien er geen klantnummer aanwezig is, (bij huidige klanten en klanten uit de import) wordt de klant gekoppeld op naam. Is er geen match? Dan wordt er een nieuwe klant aangemaakt.

Projecten: Projecten worden eerst gekoppeld op project code. Indien er geen projectcode bestaat (bij huidige projecten en project uit de import) wordt het project gekoppeld op naam. Is er geen match? Dan wordt er een nieuw project aangemaakt.

Uren: Bij het importeren van uren wordt de registratie gekoppeld aan klant, project, activiteit en/of medewerker. Bij een import van uren moet altijd een klant, medewerker en activiteit aanwezig zijn. Bestaat de klant/activiteit of medewerker nog niet? Maak deze dan eerst aan.  

Medewerkers: Medewerkers worden gematched op e-mailadres. Is het e-mailadres al bekend? Dan is de import niet mogelijk. Bestaat het emailadres nog niet? Dan wordt er een nieuwe medewerker aangemaakt. 

Heeft u het antwoord gevonden?