Koppeling activeren

Om een koppeling te maken met Exact ga je naar Instellingen (tandwielicoontje) in het hoofdmenu -> App Center en klik je op de Exact app. Je kunt deze gratis activeren.

Bij het activeren word je doorgezet naar Exact om je inloggegevens in te vullen en TimeChimp toegang te verlenen. Wanneer je dit succesvol volbracht hebt word je doorgezet naar de instellingenpagina van Exact in TimeChimp (Instellingen -> Exact). Vul hier alle instellingen zo compleet mogelijk in.

Artikelen

Je kunt in Exact artikelen aanmaken, zodat de hieraan gelinkte factuurregels o.a. direct op de juiste omzetrekening terecht komen. In TimeChimp kun je een standaard artikel kiezen bij de instellingen-pagina van Exact. Daarnaast kun je ook aan een activiteit of een uitgave categorie een artikel koppelen (bij Beheer). Wanneer je nu uren registreert op deze activiteit en hier een factuur van maakt, zullen de factuurregels automatisch gekoppeld worden aan het juiste artikel.

Klanten importeren

Wanneer je een koppeling hebt met Exact kan je bij Instellingen -> Importeren alle klanten uit Exact importeren. Deze kun je daarna bekijken bij Beheer -> Klanten. De koppeling wordt gemaakt op het klantnummer veld in TimeChimp, deze moet overeenkomen met het klantnummer in Exact.

Er is ook een mogelijkheid om bij Instellingen -> Exact elke nacht een automatische import te laten draaien voor het importeren van je klanten.

Je kunt er ook voor kiezen eerst je klanten in TimeChimp aan te maken. Bij het aanmaken van een factuur in Exact zal hij dan automatisch de klant in Exact aanmaken wanneer deze niet bestaat.

Factuur aanmaken

Je kunt eenvoudig een factuur aanmaken van alle uren, uitgaven en ritten in Exact. Ga hiervoor naar Overzichten -> Uren, selecteer de uren (of uitgaven/ritten) en kies voor Acties -> Factureren in Exact.

Ook kun je vanuit Overzichten -> Ongefactureerd je klanten/projecten factureren in Exact. Dit kan handig zijn met projecten die bijvoorbeeld een abonnement of vaste prijs als factuurmethode hebben.

Verkoopboeking aanmaken

Wil je de factuurmodule van TimeChimp gebruiken? Maak dan hier je factuur aan en maak, na het verzenden van de factuur naar de klant, een verkoopboeking aan in Exact. 

Je kunt dit doen onder 'Facturen' (selecteer de facturen) of vanuit de factuur zelf. Kies dan Acties -> Verkoopboeking Exact aanmaken. Let wel op dat de factuur verzonden moet zijn voordat deze knop zichtbaar is.


Opmerkingen

Je kunt bij Instellingen -> Exact een standaard artikel uit Exact instellen. Ook kan dit per activiteit en/of uitgave categorie. Bij het aanmaken van een factuur en verkoopboeking worden hier de regels aangekoppeld. Op het artikel (welke moet ingesteld zijn in Exact op deelbaar) kan je vervolgens weer de grootboekrekening en btw percentage koppelen.

Mocht je de melding ontvangen 'Verplicht: grootboekrekening', dan betekent dit dat je op het artikel (in Exact) geen grootboekrekening hebt ingesteld. Ga hiervoor naar het betreffende artikel in Exact, bewerk deze en stel (rechts onderin) de grootboekrekening voor omzet. 

Mocht je de foutcode 'Forbidden' krijgen met het aanmaken van een verkoopboeking dan heeft de gebruiker met wie je TimeChimp hebt aangemeld te weinig rechten.

Heeft u het antwoord gevonden?